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如何写出一个优秀的年会策划案

更新日期2022-11-18 14:08:29 发布人 职称职务 访问量

  当下,又快到年底了,很多的单位和公司又要开始筹备年会了。如果你们单位领导把办年会的活动策划任务交给你,那么,我们要如何写出一个优秀的年会策划案呢?

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  如何写出一个优秀的年会策划案

  具体来讲,一个年会策划案内容应包括活动目的、场地准备、现场安排、活动准备、人员职责、经费预算等,每一个部分都非常重要。

  1.明确活动目的,突出特色和主题

  为什么要花钱举办年会活动?当然是有目的的。而和这个目的息息相关的就是本次年会的主题。有的单位是多少周年庆,有的单位是今年业绩翻了多少倍,有的单位可能是拿到了多少个好项目,有的单位可能是制定了下一步的大目标,每个单位对于这一年的关键词都不一样,而年会目的就要结合年会的主题进行阐述,对于不同的年会主题应该给员工、给外界传达什么样的信息,都需要在目的中阐述清楚。除了这些个性特色,年会还常带有加深职工交流,营造团结活泼的团队氛围,激发职工干事创业活力的目的。

  2.明确年会场地,注重适度与功能

  选择年会场地,要全方位考虑实际需要,注重适度与功能。选择场地需要注重以下几方面的事项:

  一是会场地理位置。会场的地段是否比较偏,单位大部分员工前往这里需要的时间大概需要多久,有无地铁站,有无公交车站,公交车的收班时间大概是多少,公交车站和附近的地铁站有无公共站点提供换成,会场附近打车是否方便,会场是否方便寻找,等等,这些因素都需要从实际情况出发综合考虑到。如果单位能够安排车辆接送那就更好啦。

  二是会场的大小。活动场地规模宜量力而行。考虑到会场的人员接纳量,建议在参会人数基础上上浮20%。因为一般年会期间会安排一些团队互动活动,为了不显得拥挤,所以会场适当宽松点为佳。

  三是会场的效果。舞台效果是否可以达到预期效果,灯光可以如何控制、音效如何、灯全亮和灯全灭是什么效果。对于舞台的搭建效果,需要在没人的时候查看一次,另外还需要在会场充满人的情况下查看一次,可能是其他公司或组织在使用会场的时候,看看他们的会场效果,这样可以很好的预见自己公司使用这个会场时候的现场效果。

  四是会场的配套设施。更衣间与后场间是否可以一气呵成,舞台旁边需要必备一个换衣间和后场间,可以使观众在没有打扰的情况下享受整场年会。有的会场需要表演人员拿着衣服奔向场外的洗手间换衣服,然后在奔到舞台两旁进行后场,一场年会下来,表演人员一直都在来回穿梭,是一个很差的体验。其他还有一些小的选择标准,如何会场的网络情况、停车场地等等,这些项目可以根据单位的自身情况加入选择标准中。

  3.明确现场流程,严把时间节点

  年会现场的流程必须严谨,每一个时间点,对应一个活动内容,时间点要具体到分钟。

  入场贵在有序。一定要考虑到人的流动顺序,不要让参会者来回流动,这会让本来人就比较多的会场因为人员的反复进出,更加拥堵。比如,合理的流程是参会者先排队签到,签到完成后随即入场就坐,然后再组队进行合影拍照。不合理的流程是先入场就坐,然后再出来排队签到,然后再到场外进行拍照留念。这样的安排就没有遵循人的流动顺序,使得现场混乱不堪。

  暖场贵在温馨。在正式开始前,需要考虑到就坐的员工的体验,可以是放一些热场曲,也可以是播放单位相关的一些视频,可以是单位曾经制作过的视频,也可以是专门为本次年会制作的视频,或者是领导对大家的寄语,等等。播放这些视频的好处是可以帮助员工酝酿情绪,老员工可以从中感受到更多的存在感,让所有人提前都参与进来。

  晚会应该如何策划

  1、企业年会精英团队创建

  通常情况下,一个企业年会的活动不是由营销部承担,就是由企划部承担,企业年会团队的建立就很关键了,必须要各抒己见,不必照本宣科,只能那样能够让企业年会的內容更火爆,最好是的企业年会精英团队成員组成是应当来源于企业各个部门,让许多人来牵动自己所属机构的队员积极参与进去,相互之间提前准备企业年会晚会节目的节目。

  2、企业年会晚会节目的主题风格设计方案和具体内容设计方案

  企业年会的主题风格设计方案必须考虑到各个方面的要求,例如领导干部的标准、场所的限定、企业的发展趋势现况、企业年会晚会节目参加总数这些。要综合性考虑到各个部门,我门才能把年会晚会节目的主题风格明确,进行下一步的內容设汁,在內容设汁上,普遍的方法是把主题词和一些主要的大元素相匹配,例如“开心”、“搞怪”、“花季”这些,让大会晚会节目的主题风格有个较为明确的表述页面,进而更强的反映晚会节目內容。

  3、落地实施

  不管策划做得如何出色,最后还是需要落地执行。只能最后的圆满实施,全场大会晚会节目才是真正的取得成功,由此可见,在落地执行过程中要做好以下几点:

  (1)晚会场地明确,与洒店保持联系;

  (2)及早邀约嘉宾,确认最后参加名册;

  (3)文艺节目反复彩排,保证展现效果;

  (4)晚会物品筹办,保障万无一失;

  (5)做到统筹协调,积极主动解决紧急状况。

  以上就是一个大题流程,当然设备租赁,以及演员经纪啊之类的我们以后在以后的文章中在慢慢讲述,更过的晚会年会方案我们会慢慢在平台展现,欢迎关注王凯说演出。